Comparar propostas de fornecedores com IA usando critérios

Quando três fornecedores mandam propostas em formatos diferentes, a comparação costuma virar impressão: sai na frente quem escreveu melhor, não quem oferece mais. Defina antes os critérios que importam para a sua operação e peça à IA um rascunho de matriz que só organize o que está escrito, sem nota e sem vencedor. A decisão fica com uma pessoa.

Onde a comparação de propostas costuma falhar

Exemplo ilustrativo: uma distribuidora de bebidas precisa de transportadora para atender bares e mercados do interior. Chegam três propostas: um PDF de oito páginas, um e-mail de quatro parágrafos e uma planilha com preço por rota. Uma fala em seguro de carga, outra não toca no assunto e a terceira diz "seguro conforme tabela", sem anexar a tabela.

Na leitura corrida, o item omitido vira item incluído. O preço mais baixo chama atenção, e ninguém percebe que aquela proposta não cobre a reentrega quando o bar está fechado. Uma matriz resolve isso porque obriga cada proposta a responder às mesmas perguntas, na mesma ordem.

Escreva os critérios antes de abrir as propostas

Os critérios saem da sua operação, não do material do fornecedor. Quem lista os critérios depois de ler tende a escolher justamente aquilo em que a proposta preferida se destaca. Para a distribuidora do exemplo, a lista poderia ser:

1. Prazo de coleta depois do pedido.
2. Custo por entrega e o que está incluído nele.
3. Reentrega quando o cliente está fechado.
4. Seguro de carga e quem responde por avaria.
5. Prazo de pagamento e regra de reajuste.
6. Prazo mínimo de contrato e multa de saída.

Marque também quais critérios são eliminatórios. Se uma transportadora não atende duas cidades da sua rota, a proposta dela sai da comparação antes de qualquer conta. Separar o que elimina do que se compara evita gastar tempo discutindo preço de quem não serve.

Antes de colar qualquer trecho na IA, use uma ferramenta autorizada pela empresa. Troque o nome dos fornecedores por Proposta A, B e C e tire contatos, CNPJ e qualquer informação que a proposta ou a sua empresa trate como confidencial. Se não der para anonimizar com segurança, teste o prompt primeiro com propostas fictícias.

O prompt para copiar

O prompt transforma esses cuidados em regras explícitas. Troque os colchetes pelo seu conteúdo e mantenha as proibições como estão.

Compare as propostas anonimizadas abaixo apenas pelos critérios que forneci na lista.

Monte uma tabela com uma linha por critério e uma coluna por proposta. Em cada célula, mostre:
- a condição oferecida;
- o trecho de origem, copiado entre aspas;
- a informação ausente, se houver.

Regras:
- Se a proposta não mencionar o critério, escreva "não informado".
- Não suponha que um item omitido está incluído.
- Não atribua notas, não some pontos e não escolha um vencedor.
- Não converta valores nem unidades; mostre como aparecem no texto.

Depois da tabela, liste as perguntas que eu deveria fazer a cada fornecedor para fechar as lacunas.

Critérios:
[Cole sua lista de critérios, um por linha.]

Proposta A:
[Cole o trecho autorizado e anonimizado.]

Proposta B:
[Cole o trecho autorizado e anonimizado.]

Proposta C:
[Cole o trecho autorizado e anonimizado.]

A coluna com o trecho de origem é o que permite conferir o trabalho. A regra do "não informado" impede a falha mais comum: a IA, como qualquer leitor apressado, tende a preencher o silêncio com o que parece óbvio. E a proibição de notas existe porque o peso de cada critério é decisão sua. Numa semana de pico, prazo de coleta pode valer mais que preço.

Confira a matriz antes de usar

A resposta chega organizada, e é aí que mora o risco: tabela bem formatada parece verdade. Antes de usar, siga três passos.

1. Confira a fonte de cada célula. Abra a proposta original e procure o trecho citado. Se ele não existe ou diz outra coisa, a célula está errada, mesmo que pareça razoável.
2. Pergunte sobre as lacunas. Cada "não informado" vira uma pergunta por escrito ao fornecedor. Se a resposta vier por telefone, peça que ela seja confirmada por escrito e guarde junto da proposta.
3. Decida com o responsável. Leve a matriz conferida para quem responde pela logística e pelo financeiro. A escolha e a justificativa ficam registradas por gente, não pela ferramenta.

Para as lacunas, uma mensagem curta resolve:

Olá, [nome]. Revisando a proposta de vocês, não encontrei informação sobre [critério]. Pode confirmar por escrito se está incluído e em quais condições? Assim comparo todas as opções pelos mesmos pontos.

O que a IA não resolve nessa tarefa

A saída é um rascunho e pode conter erros. Unidades são uma armadilha clássica: preço por caixa numa proposta e por entrega em outra parecem comparáveis na tabela e não são. A IA também não sabe nada que não esteja no texto, como a reputação do fornecedor, o atendimento numa urgência ou a opinião de quem já trabalhou com ele. Isso continua dependendo de conversa e de checagem.

Célula sem trecho de origem não entra na decisão.

Envio, decisão e uso do material dependem de revisão humana. Se a empresa ainda não tem regras para o uso de IA, este método de IA responsável nas vendas ajuda a definir o básico.

Teste numa compra pequena

Salve o prompt e use na próxima comparação de baixo risco: dois orçamentos de manutenção do ar-condicionado ou três propostas de material de limpeza. Escreva os critérios antes de abrir os arquivos, rode o prompt e confira célula por célula. Quando o processo estiver redondo, leve a matriz para as compras que pesam no caixa.