Contradições na proposta comercial: revisão de coerência com IA

Proposta montada a várias mãos costuma se contradizer: o prazo do resumo não bate com o do cronograma, a quantidade da tabela difere da do texto. Uma IA autorizada pela empresa pode listar esses pares de trechos para você conferir, sem escolher qual está certo. Quem decide é o responsável pela proposta, depois de checar o original.

1. Entenda de onde vêm as contradições

Exemplo ilustrativo: uma escola de idiomas prepara uma proposta de inglês in company para uma indústria. O resumo fala em 60 horas de curso, mas o cronograma prevê 48 aulas de uma hora. A apresentação diz “material incluso”, e as condições comerciais trazem “material didático cobrado por aluno”.

Ninguém errou de propósito. A proposta partiu de um modelo antigo, a coordenação ajustou o cronograma depois de uma ligação e o financeiro atualizou as condições em outra versão. Cada parte faz sentido sozinha; juntas, se contradizem. Para o cliente, isso soa como desorganização, e ele pode querer fazer valer a condição que mais o favorece.

Achar isso na própria proposta é difícil, porque você sabe o que quis dizer e o olho completa o resto. Uma segunda leitura, mesmo feita por uma IA, ajuda a ver o que está escrito de fato.

2. Prepare os trechos com cuidado

Use uma ferramenta de IA autorizada pela empresa. Antes de colar, troque o nome do cliente por “Cliente A” e tire contatos, CNPJ, nomes de pessoas e qualquer informação confidencial. Se não for possível anonimizar com segurança, monte um exemplo fictício com a mesma estrutura.

Cole os trechos separados e identificados: resumo, escopo, cronograma, condições comerciais e o texto da mensagem de envio, se ele repetir prazos ou valores. Inclua anexos que repetem informações, como o cronograma em arquivo separado. Se o preço for confidencial, deixe-o de fora e confira essa parte você mesmo.

3. Copie o prompt

Revise os trechos anonimizados abaixo. Todos fazem parte da mesma proposta comercial.

Procure possíveis diferenças de prazo, quantidade, escopo ou condição entre eles.

Para cada possível conflito:
1. Cite os dois trechos exatamente como aparecem e indique de qual parte veio cada um.
2. Explique a diferença em uma frase.
3. Escreva uma pergunta objetiva para o responsável pela proposta esclarecer.

Regras:
- Não escolha qual trecho está correto.
- Não dê parecer jurídico nem sugira cláusulas.
- Não invente informações que não estejam nos trechos.
- Se não encontrar conflito em algum dos quatro temas, diga isso explicitamente.

Trechos autorizados:
[Parte 1 – nome da seção]: [cole o trecho]
[Parte 2 – nome da seção]: [cole o trecho]
[Parte 3 – nome da seção]: [cole o trecho]

A instrução de não escolher o trecho correto é proposital. A IA não sabe o que foi negociado por telefone e, se “resolver” o conflito, pode consolidar justamente a versão errada. O papel dela aqui é apontar; as perguntas no fim de cada item viram a pauta da sua conversa com o responsável.

4. Revise a resposta em três passos

1. Cheque os pares citados. Encontre cada trecho no documento original. A IA pode parafrasear ou citar algo que não está lá; descarte o que não aparecer literalmente. Descarte também os falsos conflitos: “início em 15 dias” e “entrega do material em 15 dias” falam de coisas diferentes.
2. Confirme com o responsável. Leve as perguntas para quem negociou a proposta e decida com essa pessoa qual versão vale. Depois, ajuste o documento em todos os lugares onde o ponto aparece e registre a decisão no histórico da negociação, para que a próxima versão não traga o erro de volta.
3. Revise a versão final completa. Depois das correções, leia o documento inteiro, do começo ao fim. Ajustes pontuais criam inconsistências novas, e a IA só viu os trechos que você colou.

5. Conheça os limites da revisão

A saída da IA é um rascunho e pode conter erros: conflito que não existe, conflito real que passou batido, trecho citado de forma imprecisa. O envio, a decisão e o uso do material dependem de revisão humana.

Contas merecem atenção à parte. Se a carga horária depende de multiplicar aulas por duração, refaça a conta você mesmo em vez de confiar no resultado da ferramenta. E coerência interna não é análise jurídica: cláusulas com risco contratual vão para quem cuida disso na sua empresa.

A IA também só enxerga o que está no texto. Se o combinado mudou numa ligação e ninguém registrou, nenhum prompt vai encontrar a diferença. Por isso, confirmar com o responsável é um passo obrigatório, não um detalhe.

Teste numa proposta recente

Guarde o prompt e teste em uma tarefa pequena: pegue uma proposta enviada nas últimas semanas, anonimize três ou quatro seções e rode a revisão. Compare o que a IA apontou com o que você encontra lendo com calma. Se ela pegar algo real, inclua a revisão de coerência como etapa fixa antes de cada envio.