Encurtar mensagem com IA sem apagar condições essenciais

Encurtar uma mensagem comercial é fácil. Difícil é encurtar sem sumir com o pedido mínimo, a validade ou a restrição de quem tem direito à condição. Dá para pedir à IA uma versão de até 400 caracteres que preserve uma lista de condições aprovadas e que avise quando o limite não comporta tudo, em vez de cortar sem dizer.

1. Veja onde o corte costuma machucar

Exemplo ilustrativo: uma distribuidora de bebidas manda toda semana, por WhatsApp, a condição da tabela para bares e restaurantes. O texto aprovado pelo comercial passa de 700 caracteres e inclui:

• pedido mínimo de R$ 600;
• entrega em até dois dias úteis na região central, com prazo a consultar nas demais;
• boleto para 14 dias só para clientes com cadastro aprovado, e pix na entrega para os demais;
• validade para pedidos feitos até 31/10;
• a ação esperada: mandar o pedido até quinta, 16h, para entrar na rota da semana.

Peça só para "deixar mais curto" e é fácil receber algo como: "Promoção! Pedido mínimo R$ 600, entrega em 2 dias e boleto 14 dias. Peça já!". Ficou curto, mas sumiram duas restrições ("região central" e "cadastro aprovado") e surgiram duas coisas que não existiam: uma promoção e uma urgência. O bar do outro lado da cidade vai esperar entrega em dois dias, e o cliente sem cadastro vai pedir boleto.

2. Separe o texto das condições que não podem sumir

Condição é tudo o que cria um compromisso: valor, prazo, validade, quem tem direito, forma de pagamento e exceções. Antes de abrir a IA, escreva essas condições em uma lista, uma por linha, separada do texto. É essa lista que transforma "encurte" em "encurte sem tocar nisto".

Três cuidados antes de colar:

• Use uma ferramenta de IA autorizada pela empresa.
• Remova nomes de clientes, telefones, dados de cadastro e qualquer informação confidencial. Se não der para anonimizar com segurança, monte um exemplo fictício com a mesma estrutura.
• Leve só texto e condições já aprovados. A IA reescreve; quem define condição é a empresa.

3. Use o prompt

Reduza a mensagem abaixo para até [400] caracteres, contando espaços.

Regras:
- Preserve a ação solicitada ao cliente: [ex.: mandar o pedido até quinta, 16h].
- Preserve todas as condições essenciais listadas abaixo, sem mudar valores, prazos, datas, restrições ou quem tem direito a cada condição.
- Não crie urgência, garantia ou benefício que não esteja no texto original.
- Não acrescente informação nova.
- Se o limite não comportar todas as condições essenciais, avise e diga quais não couberam, em vez de omitir.
- No fim, informe a contagem de caracteres da versão final.

Condições essenciais (aprovadas):
1. [condição]
2. [condição]
3. [condição]

Mensagem original (aprovada):
[cole o texto]

A regra de avisar em vez de omitir é a mais importante. Sem ela, a IA pode cumprir o limite a qualquer custo, e o custo costuma ser justamente a restrição que parecia detalhe.

4. Confira antes de aprovar

1. Conte os caracteres de novo, no contador do seu editor de texto ou com uma fórmula de planilha. A contagem informada pela IA pode estar errada.
2. Confira cada condição da lista, uma a uma, na versão curta. Está lá, com o mesmo valor, o mesmo prazo e a mesma restrição? Restrições como "só na região central" costumam ser as primeiras a sumir.
3. Procure palavras que não estavam no original, como "imperdível", "garantido", "últimas unidades" ou "só hoje". Se apareceram, saem.
4. Leia como o cliente leria. Ele entende o que fazer e até quando? Abreviações como "bol. 14d" economizam espaço e criam dúvida.
5. Aprove antes do envio. Quem responde pela condição comercial dá o aval final, não a ferramenta.

Uma versão que passaria pela conferência, ainda no exemplo ilustrativo:

Tabela da semana: pedido mínimo de R$ 600. Entrega em até 2 dias úteis na região central (demais regiões: consulte o prazo). Boleto 14 dias para cadastro aprovado; demais, pix na entrega. Válido para pedidos até 31/10. Para entrar na rota desta semana, mande seu pedido até quinta, 16h.

5. Saiba o que fazer quando o limite não cabe

Às vezes a IA vai avisar que 400 caracteres não comportam tudo. Isso é informação útil, não falha. As saídas possíveis são decisão sua: dividir em duas mensagens, tirar o que não é condição (saudação longa, lista de produtos) ou mandar a condição completa em um arquivo, junto com um resumo curto.

O que não vale é dobrar a condição para caber. "Entrega em 2 dias" no lugar de "entrega em até 2 dias úteis na região central" é mais curto e é outra promessa.

E o cuidado de sempre: a saída da IA é um rascunho e pode conter erros. O envio, a decisão e o uso do material dependem de revisão humana. Em mensagens que vão para muitos contatos de uma vez, essa revisão pesa mais, porque um erro se repete em cada conversa.

Teste em uma mensagem que você já manda

Guarde o prompt e escolha uma mensagem recorrente e de baixo risco para o primeiro teste: o lembrete de tabela, a confirmação de orçamento ou o aviso de horário de entrega. Escreva a lista de condições, rode o prompt e passe a versão curta pelos cinco itens de conferência. Se ela sobreviver, você ganha um modelo para reutilizar.